Directiesecretaresse

Volgend jaar gaat één van de twee directiesecretaresses met pensioen. We willen graag op tijd beginnen met het werven van een nieuwe collega, zodat de nieuwe directiesecretaresse de tijd heeft om de organisatie goed te leren kennen. Dat is dan ook de reden dat we op zoek zijn naar een proactieve en dienstverlenende:

Directiesecretaresse

(minimaal 24 uur, maandag/dinsdag/donderdag)

Samen met de andere directiesecretaresse, Myrthe Bakker, ben je verantwoordelijk voor het effectief en efficiënt afhandelen van alle voorkomende werkzaamheden ter ondersteuning aan Wilma van Ingen, onze directeur-bestuurder. Je houdt altijd het overzicht en bewaakt de voortgang van de acties en de afspraken. Jouw scherpe oog voor detail en uitstekende organisatorische vaardigheden zorgen ervoor dat de agenda van Wilma op rolletjes loopt. Ook beheer je haar mailbox en zorg je in samenspraak met Wilma voor een correcte afhandeling. Je bent in staat om uit alle vragen en verzoeken van binnen en buiten de organisatie aan Wilma de juiste prioriteiten te stellen. We vinden het belangrijk dat je weet wat er speelt in de organisatie. Daardoor weet je Wilma nog beter te ondersteunen en te ontzorgen. Incidenteel kun je gevraagd worden om vergaderingen te notuleren.

Een ander belangrijk onderdeel van je takenpakket is de ondersteuning van Frank Roerdinkholder (als bestuursadviseur) ten aanzien van de RvC werkzaamheden. Je bereidt de RvC vergaderingen voor en zorgt in nauwe samenwerking met hem dat Wilma en de leden van de RvC te allen tijde beschikken over de relevante en juiste informatie. Je bent een proactieve en flexibele multitasker, die niet terugdeinst voor een uitdaging. Dankzij jouw uitstekende communicatieve vaardigheden en gevoel voor discretie en vertrouwelijkheid ben je een echte teamspeler. Je werkt samen in een enthousiast en collegiaal team, waarbij je bereid bent werkzaamheden van jouw naaste collega’s over te nemen. Uiteraard helpen ze jou ook als dat nodig is.

Leuk om te weten: het secretariaat maakt deel uit van de afdeling Advies & Ondersteuning en valt hiërarchisch onder de manager Advies & Ondersteuning, Nicole Olde Riekerink.

Wat breng je mee?

Je hebt een afgeronde secretariële opleiding in de richting van directiesecretaresse/-managementassistent en een aantal jaren ervaring als (directie)secretaresse. Jouw communicatieve, contactuele en digitale vaardigheden zijn uitstekend. Je bent een enthousiaste, energieke en zelfstandige professional. Je bent een kei in het organiseren en weet altijd het overzicht te houden. Je bent flexibel, kunt prioriteiten stellen en bent in staat om snel te schakelen als dat nodig is. Je bent integer en betrouwbaar en neemt verantwoordelijkheid. We kunnen altijd op je bouwen en afspraak is afspraak. Je staat stevig in je schoenen en durft daadkrachtig en besluitvaardig op te treden.